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日报表在印刷企业管理中的作用
作者:杭州印刷…        更新时间 :2010-12-28 21:34:11
日报表在许多企业中都不受职工欢迎,究其原因,是其常被误解为一种对员工
个人成绩、工作表现的评价工具。不仅如此,许多管理干部和企业领导也经常低估
报表统计工作在企业管理中的巨大作用。但我们应该意识到,每一位员工所完成的
工作不仅体现其自身的工作成绩,同时也反映出企业、部门整体的工作业绩。企业
要想在竞争激烈的市场中立足,必须在清楚各项成本的基础上,在企业内部建立一
个全面的报表统计制度,并充分利用报表统计提供的数据来改进企业管理工作。


  有一家印刷企业,新购置了一台高宝5色上光胶印机。该设备在技术上非常先
进,但运行情况并不理想,实际利用率只有76%。对此现象,胶印车间主任解释是由
每班开机前的准备时间及下班停机前的整理时间过长造成的,且认为对于这种72cm
×104cm对开幅面的设备,每天两小时的准备时间和整理时间很正常。但随后进行的
数据分析表明原因并不在此。调查发现,车间操作人员没有在日报表上如实填写诸
如停机、等工、等印版、等纸、缺少印件施工单等项,造成管理及决策数据失效。


  经深入分析,新一代印刷机调试准备时间几乎缩短了一半,且印刷速度大幅提
高,使得每台设备对印版需求几乎增加了30%。而该厂从事拼版、晒版工序的人员不
够,难以满足高速印刷机的需求。同时,晒版人员忙中出错,还会生产出许多废
版。对此,企业采取了多种补救措施,例如:请来德国专家对晒版工作人员进行培
训,统一晒版工序质量标准;从外厂调来熟练操作人员;把部分拼版任务外发加
工,补充一部分生产加工能力等。但由于外加工的供货时间常常得不到保证,每次
供版时间推迟仍会造成等版、停机。此外,生产组织管理问题又不能通过正确的日
报表填写及时反馈给管理者进行纠正。


  企业日报表统计的应用


  企业日报表统计主要是为建立生产数据库服务的,生产数据库是统一管理、组
织、维护和提供生产管理所需数据的子系统。它是生产管理系统的数据中心,集中
建立和维护生产经营所必须的基本数据资源,为生产经营部门所共享。


  对企业生产的调控主要集中在3个层次上:第一层:计划与监督;第二层:调
整;第三层:执行。


  所有这3层的工作都建立在企业数据的搜集和分析上,所以有了相应的计划数
据、调节数据和结果数据这3个概念。当管理发生在第一层次,要对企业第二年的生
产安排进行计划时,就必须对企业上年度的经营成果进行数据(结果数据)搜集、
整理。当然,车间发生数据还应包括原材料消耗以及外加工部分。


  数据的填写要具体到每一天、每一个班次。例如:


  1、针对厂内生产设备,相应报表中应反映在这台设备上加工的订单及工序名
称,工作开始和结束时间、时间长短、时间类型(调试、生产、中断、停机及辅助
时间),工艺要求(影响因素如印量、纸张等级、制版难度系数等),数量(正品
数量、次品数量)等。


  2、针对每一份订单,相应报表中应反映加工此单的工艺流程及设备,加工时间
点(起始、结束)、时间类型和长短,数量(正品数量、次品数量),消耗材料种
类及数量,外加工(种类、尺寸、数量)等。


  3、针对每一位操作者,相应报表中应反映工作时间点(上下班时间)、时间类
型(正常班、加班、轮班)和长短。


  以上介绍了对企业管理人员相对重要的数据来源,数据来源正确、真实反映企
业情况,才是最有价值的。目前,国外同行管理企业的数据统计工作已实现电脑
化,不需要大量的人工操作和相应的统计职能部门,电脑已和设备联网,大量信息
处理工作已由电脑完成,能及时反馈到管理层。在2003年11月于上海举办的中国国
际全印展上,由德国CDF公司开发的印刷企业管理软件已能和印刷设备联网。领机操
作设备时,只需拿起读码器将日报表上相应的工作读入,不需操作人员再用手工填
写,避免了误写和有意隐瞒的现象。大量的信息由电脑处理,管理人员的电脑只需
和中央信息控制中心联网,即可及时了解企业的生产状况,详细到印刷机正在印什
么产品、已印了多少,节省了大量时间。


  如果我们再将获得的数据定期按照天数、班次、工作岗位、设备、任务种类及
操作人员进行汇总,将成本具体分摊、定期总结,管理人员就能真实地了解每台设
备的实际生产能力、每份订单的实际获利情况。而订单实际获利是个十分重要的概
念,管理人员关心的是每份订单的赢利情况,以便对报价做出调整或改变工艺、降
低成本。日报表的作用是搜集生产中的实际发生情况,与报价中各项成本的预计情
况进行比较,分析偏差产生的原因,找到改进的方法,其也是员工工资分配的基
础。


  目前印刷行业发展十分迅速,大量的先进设备不断进入中国市场。在购买设备
后,关键是要进行充分管理,发挥其最大效能。有的企业引进了数百万元的生产
线,却因为缺乏细致周密的市场调研导致设备到位后业务不足;另外有的企业则对
生产工艺的设计和实施带有随意性,对员工的培训也不到位。这都是管理人员应当
尽量避免的。


  任何一台单张纸胶印机,即使是最先进的,如果它加工的产品经常是短版活,
平均调试准备时间也会高达30%或者更多,再加上正式印刷过程中可能出现的停机中
断时间,可能达到40%。在这段时间里,机器没有完成印刷,也就未能创造效益。


  关于生产时间的种类,印刷企业管理中有这样的论述。


  为了增大企业资源的有效利用,必须增加生产时间。增加生产时间就要考虑是
否将生产由一班改为两班或三班;要想提高设备的实际利用率,就要缩短生产时间
中的次要时间,了解次要时间及中断时间在总时间中所占的比例。在技术及组织方
面,企业报表数据将会为我们了解故障的原因提供极大帮助。通过对时间进行分类
及计算每一项在总时间中的比例,企业组织者可以找出管理中的薄弱环节。而这一
点也是企业确定其工作方法、措施,改进生产及信息管理,制定设备及人员使用和
员工培训的基础。


  目前国外对日报表上数据的采集已实行电脑化,方法主要有电脑和生产设备联
网,且改手工填写为读码器读入,国内目前也开发了许多相关软件,不少企业也在
积极改变手工填写报表或原材料消耗单、手工处理大量数据的方法。


  建立完整的企业内部信息搜集机构


  调整、控制工作在计划及监督层次之后。利用报表提供的数据,比较计划值与
实际值,找出偏差,分析偏差产生的原因并予以纠正,这就是控制工作。这项工作
要求从车间获得的数据要有很强的时间性、即时性。以往利用日报表对数据进行手
工统计对于现代管理已成为历史。精确、全面、及时的企业报表统计工作建立在印
刷企业管理软件之上。在德国,小到十几人、大到上百人的印刷企业普遍采用了行
业管理软件对企业生产过程进行管理。


  对数据的及时采集和处理基于日报表管理系统。这套系统包含生产数据采集和
原材料数据采集,由一台中央处理机及分散安装在各台设备及手工工作岗位上的单
个终端机组成,具体如下。


  1、设备终端电脑:固定安装在印刷机上,能自动记录时间及印刷数量,但生产
中断的原因需要领机人工输入。


  2、部门终端电脑:主要针对印刷企业生产中手工工作较多的岗位,每台由多位
操作人员使用。除了由数据管理系统供应商提供硬件设施外,PC机作为这种系统的
终端应用也越来越广。


  3、移动信息采集设备:这种小型轻便的设备可以放在工作台上,也可以随身携
带。由一人或多人操作,它能将生产数据及原材料消耗情况按照设定的菜单格式采
用数字键盘或字母编码输入到系统。此外,还有使用条码识读器获得数据的方法。


  这套系统基于企业现有的财务核算及管理系统,并配置合适的印刷管理软件。
软件供应商只需针对企业不同情况对成本点、任务单、工作过程、原材料及人员进
行编码或设定成条码供每一个工作岗位使用。很多企业管理者往往注重设备等硬件
的投资,办公管理结构过于庞大。若采用先进的行业管理软件进行数据采集、分
析,则能节约很多人工,做到各部门资源共享。


  利用手工报表完成数据采集


  成本应按照成本发生的原则分摊到每一台设备及每一份订单中。如果企业还未
使用印刷管理软件,那么手工填写日报表也能对生产活动及原材料消耗进行分类及
统计。虽然企业的具体情况千差万别,但企业管理原则是一样的,以下一些规则在
对订单、工时、原材料消耗进行具体分析时应该考虑。


  1、对数据进行归类


  发生在生产岗位上的数据应按天、班次、人员、订单、委印客户、生产工艺过
程及原材料种类进行分类统计。


  2、时间的填写


  生产时间应按时间种类(生产时间、辅助时间、无效时间)及时间影响因素
(如印版的难印程度、纸张的定量、印刷数量)进行填写。除此以外,生产过程也
应如实填写,如基本调试、换版、换墨、正式印刷等。


  3、数量填写


  生产时间直接影响实际质量。用每一个生产过程所花费的时间除以生产数量就
可得出单位数量消耗的时间,例如拼一张版、晒一次版、换一次墨等,这为车间内
部制定任务指标打下了基础。


  4、原材料消耗填写


  中小型企业中原材料通常按照种类、数量的不同在日报表中反映出来。

数据载入中,请稍后……
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